업무 자동화 방법, 매일 엑셀 옮기는 한 시간을 없애는 두 가지 길
"매일 주문 내역을 엑셀로 옮기는 데만 한 시간이 걸려요. 이거 자동으로 안 될까요?"
회사마다 이런 일이 하나씩은 있습니다. 주문이 들어오면 엑셀에 옮겨 적고, 문의가 오면 담당자에게 다시 전달하고,
매주 같은 보고서를 손으로 만듭니다. 하나하나는 작은 일이지만 쌓이면 하루의 상당 부분을 차지합니다.
이런 반복 업무를 자동으로 처리하는 방법은 크게 두 가지입니다.
이미 만들어진 자동화 도구를 연결해서 쓰거나, 우리 업무에 맞게 직접 개발하는 것입니다.
어느 쪽이 맞는지는 업무의 크기와 복잡한 정도에 따라 달라집니다.
노코드 자동화 도구란 무엇인가요
노코드 자동화 도구는 프로그램을 짜지 않고도 여러 서비스를 서로 연결해주는 도구입니다.
재피어(Zapier), 메이크(Make), n8n 같은 서비스가 대표적입니다.
사용 방법은 블록을 이어 붙이는 것과 비슷합니다. "새 주문이 들어오면"이라는 시작 조건을 정하고, "구글 시트에 한 줄 추가하기", "담당자에게 메일 보내기" 같은 동작을 차례로 연결합니다.
한번 만들어두면 그다음부터는 사람이 손대지 않아도 같은 일이 반복됩니다.
이 중 n8n은 회사 서버에 직접 설치해서 쓸 수도 있어서, 데이터를 외부 서비스에 맡기고 싶지 않을 때 선택지가 됩니다. 다만 설치와 관리에는 어느 정도 개발 지식이 필요합니다.
이런 경우 노코드 도구가 맞습니다
지금 쓰는 서비스가 도구의 연결 목록에 있다면 가장 빠르게 시작할 수 있습니다.
구글 시트, 이메일, 슬랙처럼 많이 쓰는 서비스는 대부분 연결됩니다.
흐름이 단순하고 처리할 양이 많지 않을 때도 잘 맞습니다. 무료 요금제로 먼저 시험해볼 수 있어서, 자동화가 정말 효과가 있는지 적은 비용으로 확인할 수 있습니다. 며칠 만에 만들어 바로 써볼 수 있다는 점도 장점입니다.
다만 담당 직원 한 명이 개인 계정으로 만들어두면, 그 직원이 회사를 떠난 뒤 아무도 구조를 모르는 경우가 생깁니다. 계정은 회사 명의로 만들고, 어떤 자동화가 돌아가는지 목록으로 남겨두세요.
이런 경우 맞춤 개발이 낫습니다
연결하려는 서비스가 목록에 없다면 노코드 도구로는 한계가 있습니다.
회사 안에서만 쓰는 프로그램이나 일부 국내 서비스는 연결을 지원하지 않는 경우가 있습니다.
조건이 복잡할 때도 마찬가지입니다. "금액이 얼마 이상이고, 특정 지역이며, 처음 주문한 고객이면"처럼 예외가 많아지면 블록이 끝없이 늘어나고 관리가 어려워집니다. 처리할 양이 많아지면 사용량에 따라 요금이 오르는 구조라 비용 부담이 커지기도 합니다.
고객 개인정보를 다룬다면 데이터가 어느 서비스를 거쳐 어디에 저장되는지도 따져봐야 합니다. 여러 직원이 함께 보고 관리할 화면이 필요하다면 그때도 맞춤 개발이 더 적합합니다. 처음 비용은 더 들지만, 업무가 바뀌어도 우리 방식에 맞게 고쳐 쓸 수 있습니다
고르기 전에 확인해보세요
- 이 업무는 하루에 몇 번, 얼마나 많이 반복되나요?
- 지금 쓰는 서비스가 자동화 도구에 연결되나요?
- 조건과 예외 상황이 몇 가지나 있나요?
- 고객 개인정보가 자동화 과정에 포함되나요?
- 자동화가 멈췄을 때 누가 확인하고 고칠 수 있나요?
작게 시작해서 키워도 됩니다
처음부터 크게 만들 필요는 없습니다. 노코드 도구로 가장 시간이 많이 드는 업무 하나를 먼저 자동화해보고, 효과가 확인되면 맞춤 개발로 넓혀가는 방법도 좋습니다. 이때 어떤 일이 어떤 순서로 처리되는지 문서로 정리해두면, 나중에 개발로 옮길 때 훨씬 빠르게 진행할 수 있습니다.
요즘은 자동화에 AI를 함께 붙이기도 합니다. 들어온 문의를 종류별로 나누거나, 긴 내용을 요약해 담당자에게 보내는 일처럼 사람이 읽고 판단하던 단계까지 자동으로 처리할 수 있습니다.
중요한 것은 도구가 아니라, 어떤 업무를 줄이고 싶은지 먼저 정하는 것입니다.
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노바링크는 반복 업무를 함께 정리하고, 업무에 맞는 자동화 방식을 골라 AI 연동까지 개발합니다.
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